نظام الوثائق والمحفوظات في السعودية

نظام الوثائق والمحفوظات في السعودية، هو مجموعة القواعد والإجراءات القانونية المطبقة في المملكة العربية السعودية، وتختص بتنظيم الوثائق والمحفوظات، وهي الأوعية التي تحتوي على معلومات تتعلق بأعمال ومصالح الدولة، سواء الناتجة عن عمل من أعمال أجهزتها، أو عن غيرها، طالما أن الأمر يقتضي حفظها، سواء للحاجة إليها، أو لقيمتها.

صدر نظام الوثائق والمحفوظات بمرسوم ملكي رقم م/54 بتاريخ 23 شوال 1409هـ/28 مايو 1989م، وأقره مجلس الوزراء السعودي بقرار رقم 170 بتاريخ 11 رمضان 1409هـ/17 أبريل 1989م.ووفقًا للمادة العاشرة من هذا النظام فإنه يلغي ما يتعارض معه من أحكام أخرى تتعلق بالوثائق والمحفوظات.

يهدف نظام الوثائق والمحفوظات – وفقًا لمادته الثانية - إلى المحافظة على الوثائق والمحفوظات، وصيانتها وفهرستها، وتصنيفها بما يضمن سرعة الوصول إلى ما تدعو الحاجة إليه منها، وتنظيم تداولها، مع مراعاة ما يتقرر بالنسبة لمدد الحفظ.

بحسب النظام، تُقسم الوثائق والمحفوظات إلى ثلاث فئات، هي: الوثائق والمحفوظات الإدارية، وهي الخاصة بالأعمال الإدارية، والوثائق والمحفوظات المالية، وهي الخاصة بالأمور المالية، والوثائق والمحفوظات التخصصية، وهي المتعلقة بالنشاط الأساسي للجهاز الحكومي.

ووفقًا للمادة السادسة من النظام، تُقسم الوثائق والمحفوظات إلى وثائق ومحفوظات لا يجوز إتلافها، وأخرى يجوز إتلافها.

كما تقسم الوثائق والمحفوظات – بحسب المادة السابعة - لأغراض الاطلاع إلى فئات، وتحدد اللوائح تلك الفئات، وقواعد الاطلاع على كل فئة منها، وضوابط إخراج بعض الوثائق والمحفوظات أو صورها داخل السعودية وخارجها.

أكدت المادة الرابعة من النظام على أن يكون للوثائق والمحفوظات خطة تصنيف موحدة، كما يكون لكل جهاز حكومي رمز مستقل. وتحفظ الوثائق والمحفوظات – وفقًا للمادة الخامسة - في أي وزارة، أو مصلحة مستقلة، أو أي جهة حكومية ذات شخصية معنوية مستقلة، أو في المركز الوطني للوثائق والمحفوظات أو فيهما معًا. وتحدد اللوائح مدة الحفظ، وأساليب إرسال الوثائق والمحفوظات إلى المركز. وأوضحت المادة الثامنة، أنه على أي وزارة، أو مصلحة مستقلة، أو أي جهة حكومية ذات شخصية معنوية مستقلة، والمركز الوطني للوثائق والمحفوظات استخدام أنسب المواد، والأجهزة والمعدات كأوعية للوثائق والمحفوظات.

نصت المادة التاسعة على إنشاء "المركز الوطني للوثائق والمحفوظات"، الذي يتولى تطبيق نظام الوثائق والمحفوظات، وإصدار لوائحه التنفيذية، ويحدد نظامه أغراضه، ومهامه، وارتباطه التنظيمي.