نظام التوثيق

نظام التوثيق، هو مجموعة القواعد والإجراءات المنظمة لجميع الأعمال المعلوماتية والإدارية الداعمة لمنظومة التوثيق في المملكة العربية السعودية، صدر في 19 ذي القعدة 1441هـ/10 يوليو 2020م، وألغيت جميع الأحكام السابقة المتعارضة معه.

ويُعد النظام مرجعًا شاملًا للتعاميم والتعليمات الصادرة في عقود ماضية بشكل متفرق، مما أسهم في اتباع منهجية توثيقية، تعود مرجعيتها إلى نظام واحد، يراعي احتياجات قطاع التوثيق، ويحقق مستهدفات المشروع في خدمة المستفيدين.

يهدف نظام التوثيق المتكامل إلى تحقيق الدقة والموضوعية في أعمال التوثيق، ورفع مستوى ثبات الحقوق بين الناس، إضافةً إلى تعزيز العدالة الوقائية، وضبط إجراءات التوثيق وتوحيدها بما يحقق التيسير على المستفيدين.

ويسهم النظام في تسهيل ممارسة إجراءات التوثيق وتوحيدها، وتعزيز التحول الرقمي بما يضمن التفعيل الجيد للمشاريع الرقمية المستخدمة والمستقبلية، ويعزز الشفافية، والارتقاء بمستوى الاحتراف المهني للتوثيق.

مرّ نظام التوثيق قبل إصداره بعدة مراحل، شملت: دراسة الممارسات الدولية وتحليلها، وتحليل الأوضاع الراهنة بما يضمن الوصول إلى تحديد الاحتياج التشريعي، إضافةً إلى إعداد المضامين الموضوعية للمشروع، وصولًا إلى الصياغة الأولية، واستطلاع مرئيات المختصين والعموم، وانتهاء بالاعتماد والنشر.

وتضمنت أعمال مشروع نظام التوثيق قبل إصداره سبعة مخرجات رئيسة، و158 عنصرًا مقارنًا بعدد من التجارب الدولية، وثماني ورش عمل مع مختصين، وتحليل أكثر من 900 تعميم، وإعداد 13 بحثًا وورقة عمل ضمن الأعمال التحضيرية، والحصول على أكثر من ألف استجابة من استبانات العموم.

يتضمن نظام التوثيق 57 مادة، وعرفت المادة الأولى منه التوثيق بأنه مجموعة الإجراءات التي تكفل إثبات الحق على وجه يصح الاحتجاج به، وفقًا لأحكام النظام. وحسب المادة الثانية، يطبق كاتب العدل والمرخص له أحكام الشريعة الإسلامية والأنظمة عند إجراء أي من أعمال التوثيق.

حددت المادة الثالثة من نظام التوثق شروط وضوابط إنشاء كتابات العدل؛ حيث يكون إنشاء كتابات العدل، وتحديد دوائر اختصاصها النوعي والمكاني وتكوينها، وإلغاؤها، بقرار يصدره وزير العدل، ويشرف رئيس كتابة العدل على كتاب العدل فيها.

ويشترط فيمن يعين كاتب عدل: أن يكون سعودي الجنسية بالأصل، وأن يكون حسن السيرة والسلوك، وألا يكون محكومًا عليه بجريمة مخلة بالدين أو الشرف، أو صدر في حقه قرار تأديبي بالفصل من وظيفة عامة، ولو كان قد رُدّ إليه اعتباره، وأن يكون لائقًا صحيًا، وسليم الحواس، وأن يكون حاصلًا على شهادة جامعية في تخصص الشريعة من إحدى الكليات في المملكة أو شهادة أخرى معادلة لها، وأن يجتاز امتحانًا تحريريًا تعده الإدارة المختصة.

وفق المادة الحادية عشرة من نظام التوثيق، يختص كاتب العدل بتوثيق العقود والإقرارات، خاصة توثيق ما يأتي:

1.tالطلاق والخلع والرجعة.

2.tالصلح.

3.tعقد الزواج إذا كان أحد طرفيه سعودي الجنسية والآخر غير سعودي.

4.tاتفاق ذوي الشأن على الحضانة، أو النفقة، أو الزيارة.

5.tإنشاء الوقف والوصية.

6.tقسمة الأموال المشتركة -بما فيها العقار- إذا لم يكن فيها نزاع، أو حصة وقف أو وصية، أو قاصر، أو غائب.

7.tإقرار ذوي الشأن بالأموال المتلفة لأغراض التعويض عند الاقتضاء.

8.tإقرار من لا يحسن القراءة من ذوي الشأن.

9.tإفادة صاحب الشأن في الحالات الاجتماعية، والتصديق على شهادة الشهود عليها.

10. إفراغ صكوك الملكية العقارية وصكوك الاستحكام المستكملة لإجراءاتها الشرعية والنظامية، وتحويل استخدام صك الاستحكام، ودمج صكوك الاستحكام وصكوك الملكية العقارية الصادرة من كتابات العدل.

الموثق حسب نظام التوثيق، هو من يقوم بأعمال التوثيق بموجب رخصة صادرة وفق أحكام النظام، ويشترط في الموثق: أن يكون سعودي الجنسية، وأن يكون حسن السيرة والسلوك، وألا يكون محكومًا عليه بجريمة مخلة بالدين أو الشرف، أو صدر في حقه قرار تأديبي بالفصل من وظيفة عامة، ولو كان قد رُدّ إليه اعتباره، وكذلك أن يكون لائقًا صحيًا، وسليم الحواس.

كما نص نظام التوثيق في مادته الرابعة عشرة على أن يكون الموثق حاصلًا على شهادة جامعية في تخصص الشريعة أو الأنظمة من إحدى الكليات في المملكة، أو ما يعادل أيًّا منها، وبتقدير عام لا يقل عن (جيد)، وأن يجتاز امتحانًا تحريريًا تعده الإدارة المختصة، وأن يجتاز دورة تدريبية مختصة في مجال التوثيق وفق ضوابط تحددها اللائحة، ما لم يكن قد عمل -مدة لا تقل عن سنة- قاضيًا أو كاتب عدل أو محاميًا أو مستشارًا شرعيًا أو نظاميًا أو درّس الفقه أو أصوله أو الأنظمة في إحدى كليات المملكة، علاوة على ألاَّ يكون موظفًا في القطاع العام أو القطاع الخاص، ولا مزاولًا لأي مهنة أخرى عدا مهنة المحاماة.

عرف نظام التوثيق المأذون بأنه من يقوم بتوثيق عقود النكاح بموجب رخصة صادرة وفق أحكام النظام، فيما يُشترط في المأذون: أن يكون سعودي الجنسية، وأن يكون حسن السيرة والسلوك، وألا يكون محكومًا عليه بجريمة مخلة بالدين أو الشرف، ما لم يكن قد مضى على انتهاء تنفيذ الحكم خمس سنوات على الأقل، وأن يكون لائقًا صحيًا، وسليم الحواس، وكذلك أن يكون حاصلًا على شهادة جامعية في العلوم الشرعية، وأن يجتاز امتحانًا تحريريًا تعده الإدارة المختصة.

نصَّ نظام التوثيق في مادته الحادية والأربعين، على أن الوثائق الصادرة وفق أحكام النظام لها قوة الإثبات، وتعد سندًا تنفيذيًا فيما تضمنته من التزام، ويجب العمل بمضمونها أمام المحاكم بلا بينة إضافية ولا يجوز الطعن فيها. ولا تلغى الوثائق الصادرة وفق النظام إلا بحكم قضائي تأسيسًا على مخالفتها لمقتضى الأصول الشرعية أو النظامية، أو تزويرها، وذلك بعد مرافعة مستكملة إجراءاتها الشرعية والنظامية.