نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات

نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، هو مجموعة القواعد والقوانين المنظمة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات، وتحديد أهدافه وصلاحياته، واختصاصاته، صدر في 23 شوال 1409هـ/28 مايو 1989م.

نص نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، على ارتباط المركز إداريًّا برئيس ديوان رئاسة مجلس الوزراء،وحدد النظام الهدف من إنشاء المركز، المتمثل في وضع نظام الوثائق والمحفوظات موضع التنفيذ، من خلال اتخاذ الوسائل والسبل التي تمكنه من القيام بهذه المهمة، ومنها: إعداد دليل تصنيف موحد للوثائق والمحفوظات، ودليل ترميز شامل لأجهزة الدولة، وإعداد اللوائح التنفيذية اللازمة لنظام الوثائق والمحفوظات وتنفيذها بعد إقرارها، إضافة إلى الإشراف والمتابعة الفنية لعمليات الحفظ في الأجهزة الحكومية، وحماية الوثائق والمحفوظات، وجمعها، وفهرستها، وتصنيفها، وترميزها، وحفظها، وصيانتها، وتنظيم تداولها وفقًا لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية، وخطتي التصنيف والترميز.

ومن الآليات توفير البيانات، والمعلومات عن الوثائق والمحفوظات للمستفيدين منها، وتجميع الأنظمة واللوائح، والتعليمات، والاتفاقيات، والمعاهدات، إضافة إلى إعداد التنظيم الإداري، والإجراءات الإدارية والفنية اللازمة لأعمال المركز وتنفيذها بعد إقرارها، والتعاون في مجال الوثائق والمحفوظات مع الأجهزة المختصة دوليًا، عن طريق: الاشتراك في المنظمات والهيئات الإقليمية، والدولية، وحضور المؤتمرات، والندوات، والحلقات العلمية المتخصصة، وإعداد البحوث، وتبادل المعلومات مع المراكز الوطنية للوثائق والمحفوظات في العالم، وكذلك تحقيق التنسيق والتكامل مع الأجهزة المعنية بالوثائق والمحفوظات في السعودية، وتبادل الخبرات والمعلومات معها، والإشراف على إتلاف المحفوظات والوثائق التي يتقرر إتلافها، والتعاون مع الجهات المختصة في إيجاد العناصر الوطنية المؤهلة للعمل في مجال الوثائق والمحفوظات.

أقر نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات إنشاء هيئة للمركز وحدد اختصاصاتها، وهي: اقتراح اللوائح، والأنظمة، والإجراءات التي تضمن التنفيذ الأمثل لنظام الوثائق والمحفوظات، ورسم السياسة العامة للمركز، ومتابعة تنفيذها، وإقرار البرامج، والخطط، والمشاريع التي تقترحها إدارة المركز، وإصدار اللوائح التنفيذية لنظام الوثائق والمحفوظات، والنظر في التقارير الدورية عن سير أعمال المركز، واتخاذ القرارات اللازمة حولها، وإقرار التقرير السنوي للمركز، تمهيدًا لرفعه.

حدد نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات تشكيل هيئة للمركز، برئاسة رئيس الديوان الملكي، وعضوية كل من: الأمين العام لمجلس الوزراء، ورئيس هيئة الخبراء في مجلس الوزراء، والمدير العام للمركز، والأمين العام لدارة الملك عبدالعزيز، والأمين العام لمكتبة الملك عبدالعزيز العامة، والأمين العام لمكتبة الملك فهد الوطنية، ونائب المدير العام لمعهد الإدارة العامة للبحوث والمعلومات، إضافة إلى ثلاثة من المختصين في شؤون الوثائق والمحفوظات من أعضاء هيئة التدريس في الجامعات، أو من غيرهم، يكون اختيارهم بأمرٍ سامٍ لمدة ثلاث سنوات قابلة للتجديد لمرة واحدة فقط، بناء على ترشيح من الديوان الملكي. ويحدد رئيس الهيئة نائبًا للرئيس من بين أعضاء الهيئة. وتجتمع الهيئة برئاسة رئيسها أو نائبه، ولا يعد الاجتماع نظاميًا إلا بحضور أغلبية الأعضاء على أن يكون من بينهم الرئيس أو نائبه. وتصدر قرارات الهيئة بأغلبية أصوات الحاضرين، وعند تساوي الأصوات يعد صوت رئيس الجلسة مرجحًا.

وفقًا لنظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، يُعين له مدير عام على المرتبة الخامسة عشرة، ويتولى إدارة المركز، وتصريف شؤونه، من خلال: اقتراح اللوائح التنفيذية للنظام، واقتراح برامج المركز، وخططه، ومشاريعه، والإشراف على تنفيذها بعد الموافقة عليها. كما يتولى تقديم المقترحات التي تحسن سير العمل، واقتراح التنظيمات المناسبة للوثائق والمحفوظات المتفقة مع التطور الفني والإداري، وتنفيذ قرارات الهيئة، وتمثيل المركز في علاقاته مع الجهات الأخرى، ورفع تقارير دورية عن سير أعمال المركز وإنجازاته إلى الهيئة.