المركز الوطني للوثائق والمحفوظات

المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، هو أرشيف وطني معني بحماية الوثائق والمحفوظات الحكومية، والإشراف والمتابعة الفنية لعمليات حفظها في الأجهزة الحكومية في المملكة العربية السعودية، تأسس بأمر ملكي في 23 شوال 1409هـ/29 مايو 1989م، ويرتبط إداريًّا برئيس الديوان الملكي.

يشرف على أعمال المركز هيئة برئاسة رئيس الديوان الملكي وعضوية عدد من الجهات، منها: الأمانة العامة لمجلس الوزراء، وهيئة الخبراء، ومعهد الإدارة العامة، ومكتبة الملك فهد الوطنية، ترسم سياساته وتتابع تنفيذها، وتقر ما تراه مناسبًا من اللوائح والإجراءات لتحقيق أهدافه.

تُرحل الوثائق دائمة الحفظ في المملكة لتبقى لدى المركز بعد انتهاء مدة حفظها لدى الأجهزة الحكومية، وتُعدُّ الوثائق التي ما قبل تاريخ 1 محرم 1373هـ من أهم الوثائق التي يحفظها المركز حفظًا دائمًا،

يعمد المركز إلى ترميم الوثائق الحكومية التي تعرضت لعوامل بيئية، وذلك عبر استخدام أنسب الطرق العلمية المتبعة عالميًا، بهدف المحافظة عليها من التلف وتسهيل التعامل معها عند الحاجة لها، ويعمل على برنامج رقمي موحد للوثائق الحكومية يوفّر الحصول عليها بشكل سريع.

ويعمل المركز على إعداد اللوائح التنفيذية اللازمة لنظام الوثائق والمحفوظات، ولوائح الوثائق الإدارية والمالية والتخصصية بأنواعها ومدد حفظها، ومتابعة تنفيذها بعد إقرارها، وإعداد دليل تصنيف موحد للوثائق والمحفوظات، ودليل ترميز شامل لأجهزة الدولة، وجمع الوثائق والمحفوظات وفهرستها وتصنيفها وترميزها وحفظها وصيانتها وتنظيم تداولها. ويشرف المركز بنفسه على إتلاف المحفوظات والوثائق التي يتقرر إتلافها بموجب اللائحة الخاصة بذلك

ويتولى المركز مهام تصنيف الأجهزة الحكومية وفق القطاعات المقرة عالميًّا بما يتوافق مع اتفاقيات الأمم المتحدة.

ويشرف المركز على جميع مراكز الوثائق في الأجهزة الحكومية من حيث آليات تنفيذ نظام الوثائق والمحفوظات وتأهيل العاملين بها. ويتيح المركز من خلال موقعه الإلكتروني جميع الأنظمة واللوائح الصادرة في المملكة العربية السعودية بشكل مستمر، ويقدم خدماته للمؤسسات والأفراد.

يشترك المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في الهيئات والمنظمات الإقليمية والدولية في مجال الوثائق والمحفوظات، وعلى رأسها المجلس الدولي للأرشيف، حرصًا على تحقيق التعاون في مجال الوثائق والمحفوظات مع الأجهزة المختصة دوليًا، كما يشارك في الندوات والمؤتمرات والحلقات العلمية المتخصصة، وإعداد البحوث المتعلقة بذلك عالميًّا، كما يتبادل المعلومات مع المراكز الوطنية للوثائق والمحفوظات في العالم. ويعمل المركز على تطوير وسائل وتقنيات العمل بما يتوافق مع المستجدات الرقمية، حيث عقد مؤتمرًا في عام 2019م، عن دور الأرشيفات العربية في دعم مجتمع المعرفة العربي بين التحديات الحالية والتطلعات المستقبلية، وورشة عمل في عام 2021م، عن الأرشيف وتقنيات الذكاء الاصطناعي.

في 5 رمضان 1443هـ/6 أبريل 2022م، وافق مجلس الوزراء على إحداث وحدة للتوثيق الإداري للأجهزة الحكومية باسم "إدارة التوثيق الإداري في المركز الوطني للوثائق والمحفوظات"، تتولى الوحدة مهمة الرصد التاريخي لنشأة الجهاز الحكومي وأنظمته ولوائحه وخططه وبرامجه ومشاريعه، بالإضافة إلى تنظيماته الإدارية والإجرائية، لتكون بذلك مرجعًا تاريخيًا لتوثيق تطور الجهاز والمراحل التي مرّ بها منذ إنشائه.