مركز الوثائق والمحفوظات بجامعة الحدود الشمالية

مركز الوثائق والمحفوظات بجامعة الحدود الشمالية، هو مركز علمي مختص في مجال الوثائق والمحفوظات، إذ تعد الوثائق والمحفوظات من أهم مواد الأرشيف التي تتضمن حقائق وبيانات علمية، تتحول فيما بعد إلى معرفة إنسانية منظمة.

دُشن مركز الوثائق والمحفوظات في جامعة الحدود الشمالية، ليكون مرجعًا نموذجيًا لوثائق الجامعة متوافقًا مع أنظمة ولوائح المركز الوطني السعودي للوثائق والمحفوظات، مطبقًا للتقنيات الحديثة والمعايير العالمية، ليحقق رسالته في تقديم خدمات بجودة عالية، بتقنيات حديثة وآمنة، وبأسرع الطرق للمستفيدين كافة.

وانطلاقًا من أهمية العمل على إدارة الوثائق والمحفوظات والمحافظة عليها -إذ تدعم عملية توافر الوثائق وسهولة الوصول إليها وإدارتها قدرة الأجهزة الحكومية على اتخاذ القرارات الإدارية، والتواصل السريع والفعال بين الإدارات-، جاءت مهمة مراكز الوثائق والمحفوظات في الأجهزة الحكومية، إذ تعد إحدى أهم المؤسسات المسؤولة عن الحفاظ على الوثائق، حسب الأحكام الواردة في نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية.

يهدف مركز الوثائق والمحفوظات في جامعة الحدود الشمالية إلى جمع وتنظيم وحفظ وثائق ومحفوظات الجامعة، بما يحقق متطلبات إدارة العمل فيها، والمحافظة عليها من التلف والضياع، وتيسير الرجوع إليها عند الحاجة، بما يتفق مع نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية، وتسهيل تداولها بين وحدات الجامعة والجهات الخارجية.

تتمثل مهام مركز الوثائق والمحفوظات بجامعة الحدود الشمالية في: 

إعداد خطط نشاط المركز ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.

الإشراف الإداري والفني على وحدات التنظيم المرتبطة بالمركز، والتنسيق فيما بينها بما يضمن التكامل بين نشاطها، والاستفادة القصوى من الإمكانات المتاحة.

التنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، في كل ما يتعلق بتطبيق نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية، خاصة ما يتصل بترحيل وإتلاف الوثائق والمحفوظات.

اقتناء وجمع وثائق وحدات الجامعة، وتنظيمها، وحفظها، وترميمها، وفهرستها، وتنظيم تداولها، وتوفيرها عند الطلب.

تهيئة الأماكن، وتوفير السبل والأساليب والتقنيات المناسبة لحفظ وتنظيم وتداول الوثائق.

توفير المعلومات والبيانات المناسبة عن الوثائق في الوقت المناسب للمستفيدين.

التنسيق والتعاون مع المراكز الأخرى المشابهة في كل ما من شأنه تحقيق الاستفادة من خبراتها.

اقتراح التنظيمات الفنية، والقواعد والإجراءات المنظمة لأعمال الحفظ في الجامعة، بما يتفق مع نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية، ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.

اقتراح تشكيل اللجنة الدائمة للوثائق في الجامعة، واللجان الأخرى ذات العلاقة بنشاط الوثائق والمحفوظات، واعتمادها من رئيس الجامعة.

الإسهام في نشر الوعي بأهمية نشاط الوثائق والمحفوظات في الجامعة، بالتنسيق مع وحدات التنظيم المعنية.

المشاركة في تحديد مؤشرات قياس الأداء لجميع الأنشطة المتعلقة بأعمال المركز، ومراجعتها وتطويرها باستمرار بعد اعتمادها.

تحديد احتياجات المركز من الموارد البشرية والأجهزة والمواد، ومتابعة توافرها.

تحديد احتياجات التدريب لموظفي المركز، لترشيحهم لبرامج التدريب الملائمة.

إعداد تقارير دورية عن نشاط المركز وإنجازاته، ومقترحات تطوير العمل فيه.