مركز الوثائق والاتصالات الإدارية بجامعة الملك فيصل

مركز الوثائق والاتصالات الإدارية بجامعة الملك فيصل، هو أحد المراكز العلمية في جامعة الملك فيصل بمحافظة الأحساء في المنطقة الشرقية بالمملكة العربية السعودية، يختص بوثائق ومحفوظات الجامعة تعاملًا وحفظًا، ويُعد المركز قناة تتعامل معها الجامعة، وتصب أوراقها وقراراتها في الاتصالات الإدارية داخلها، أو بين الجامعة والجهات الخارجية.

ينقسم مركز الوثائق والاتصالات الإدارية إلى قسمين: مركز الوثائق والمحفوظات، وإدارة الاتصالات الإدارية. ويمثل مركز الوثائق والمحفوظات ذاكرة جامعة الملك فيصل، وهو المكان الذي تصب فيه وثائقها على اختلاف أنواعها: الوثائق الورقية، ووثائق الميكروفيلم، والوثائق السمعية، والوثائق البصرية، والوثائق السمعية البصرية، والوثائق الإلكترونية وغيرها، ودرجات أهميتها: عادي، وسري، وسري جدًا، وسري للغاية.

كما يعنى المركز بجمع الوثائق، والمحافظة عليها، وهو الرافد الرئيس الذي يمد المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بالوثائق الرسمية، إضافة إلى ما يحتاجه من معلومات عن وثائق الجامعة، ويمثل المركز الوطني في تطبيق أنظمة ولوائح وخطط الوثائق والمحفوظات في الجهاز الإداري. كما يتولى حفظ وصيانة الوثائق وترابط واستكمال معلوماتها.

أما إدارة اتصالات الإدارية فتخدم قطاعات جامعة الملك فيصل، في تسريع إنجاز المهام المطلوبة على كافة المستويات. وساعد هذا المركز في الحد من استخدام الورق، للوصول لسرعة الحصول ودقة المعلومات المطلوبة، انطلاقا من رؤية "جامعة بلا ورق". وتربط إدارة الاتصالات الإدارية جميع كليات وعمادات الجامعة والمراكز والإدارات، عن طريق شبكة من الاتصالات الإدارية، وكذلك ربط الجامعة مع الجهات التي تخدم المجتمع خارج الحرم الجامعي.

تتضمن أهداف مركز الوثائق والاتصالات الإدارية: وضع استراتيجية لتنفيذ السياسات واللوائح المنظمة الصادرة من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، لتداول الوثائق وحفظها، والاستفادة من الوثائق بجميع أشكالها الورقية، والميكروفيلمية، والمسموعة، والمرئية، والمعاملات الرسمية، بما يضمن حمايتها وحفظها واسترجاعها بأسلوب علمي، وفي الوقت المناسب، للمستفيدين من داخل الجامعة وخارجها، واتباع الإجراءات النظامية اللازمة لإدارتها، وتطبيق برنامج الحكومة الإلكترونية في تعاملات الجامعة اليومية، وتبني خطط سير المعاملات بالجامعة، والتنفيذ السليم لأنظمة الوثائق وسياستها ولوائحها وخططها ومشاريعها وبرامجها، والارتقاء بنوعية الوثائق ووسائلها وأدواتها وأعمالها، ونشر الوعي الوثائقي بين الموظفين العاملين في المركز وجميع إدارات وكليات الجامعة من خلال عمل المحاضرات والمنشورات التعريفية وورش العمل، وتوفير الوثيقة المناسبة في الوقت المناسب للمستفيدين لمنسوبي وموظفي الجامعة أو جهات خارج الجامعة، وإزالة الازدواجية في المراسلات والمعاملات الرسمية وحفظها، والتخلص من الوثائق التي فقدت قيمتها، والحيلولة دون عملية تكدس الوثائق التي لا حاجة لها بالجامعة، مما يحقق وفراً في التكاليف الإدارية ويوفر الأوقات والجهود العامة.

تتضمن مهام مركز الوثائق والاتصالات الإدارية: التطبيق العملي لنصوص مواد نظام الوثائق والمحفوظات والسياسة العامة للوثائق والمحفوظات واللوائح التنفيذية وخطة التصنيف والترميز، وما سيصدر من لوائح وتعليمات أخرى تتعلق بوثائق الجامعة، وجمع وثائق الجامعة، وتصنيفها، وترميزها، وفهرستها، وحفظها، وصيانتها، وتنظيم تداولها وفقا للنظام واللوائح والخطة العامة المنظمة للوثائق، ووضع الأمور التنظيمية والإجرائية المتعلقة بأعمال وثائق الجامعة، والعمل على إيجاد العناصر البشرية المؤهلة للعمل بالمركز لإعدادهم وتأهيلهم بما يضمن تحقيق الاستفادة منها لخدمة الجامعة.

كما يعمل المركز على توفير المعلومات والبيانات عن الوثائق للمستفيدين من داخل الجامعة أو خارجها، وتوثيق كل ما يتعلق بأنظمة الجامعة ولوائحها وخططها وبرامجها ومشاريعها وتنظيماتها الإدارية والإجرائية، والتنسيق الإداري والفني لمهام اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم ولجان الإتلاف ولجان الترحيل واللجان المنبثقة، وتطبيق أنظمة إدارة الوثائق الحكومية والأرشفة الالكترونية.

يحتوي مركز الوثائق والمحفوظات في مركز الوثائق والاتصالات الإدارية في جامعة الملك فيصل أقسام: الدراسات والبحوث الوثائقية، واقتناء الوثائق، وتنظيم الوثائق، والحفظ المركزي، وصيانة وترميم الوثائق، والترحيل والاتلاف، وخدمات المستفيدين، والدعم الإلكتروني. أما أقسام إدارة الاتصالات الإدارية، فهي: الوارد العام، والصادر العام، والبريد الداخلي، والفهرسة التصويرية، والوارد والصادر لأقسام الطالبات، والوارد والصادر في المدينة الجامعية بأقسام الطالبات.